Secteur · Organismes de formation
Automatiser l'administratif d'un organisme de formation
Nous connaissons ce métier de l'intérieur : Kael'IA est la branche IA du groupe Kaelia, organisme de formation certifié Qualiopi. Les processus décrits ici, nous les vivons.
Le quotidien
Ce qui dévore le temps d'un OF
Le dossier de chaque stagiaire
Inscription, convention, convocation, feuilles d'émargement, attestation : des dizaines de documents par session, souvent produits à la main.
Les exigences Qualiopi
Traçabilité, questionnaires à froid et à chaud, preuves à archiver : indispensable, mais chronophage quand rien n'est automatisé.
La facturation multi-financeurs
OPCO, CPF, entreprises, financements mixtes : chaque montage a son circuit, ses justificatifs et ses relances.
Le suivi des sessions
Relances des inscrits, gestion des reports, consolidation des présences, reporting : un flux permanent de petites tâches.
Exemple : le parcours stagiaire automatisé
Scénario type pour un OF qui gère plusieurs sessions par mois avec une petite équipe administrative.
Avant
Après
Avant
Convocations et conventions rédigées une par une
Après
Documents générés depuis le dossier d'inscription
Avant
Émargements papier ressaisis dans le tableur
Après
Feuilles lues par OCR et consolidées automatiquement
Avant
Questionnaires qualité envoyés quand on y pense
Après
Envois déclenchés automatiquement aux bonnes dates
Avant
Preuves Qualiopi rassemblées avant l'audit
Après
Archivage structuré au fil de l'eau
Résultat attendu : plusieurs heures récupérées par session, un dossier stagiaire complet sans ressaisie et des preuves qualité prêtes en continu.
Solutions
Les briques que nous déployons pour les OF
Questions fréquentes
Est-ce compatible avec nos obligations Qualiopi ?
Oui, et c'est même un des bénéfices : l'automatisation produit une traçabilité systématique (envois, dates, preuves archivées) qui facilite les audits. Nous connaissons le référentiel pour le pratiquer nous-mêmes via Kaelia.
Travaillez-vous avec les outils du secteur (Digiforma, etc.) ?
Nous nous connectons aux outils disposant d'une API ou d'exports exploitables, et nous construisons autour de votre existant. Le diagnostic vérifie précisément votre configuration.
Par quoi commencer ?
Généralement par le parcours documentaire du stagiaire (convocations, émargements, attestations) : volume élevé, règles claires, gain immédiat. Le diagnostic le confirme sur vos chiffres.
Parlons de votre organisme de formation
En 30 minutes, nous identifions le processus le plus chronophage de votre OF et estimons le temps récupérable par session.
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